Khái niệm tài liệu, quản lí tài liệu - Quang Bình (2022)
Tài liệu là dạng vật chất nhìn thấy được, hiện hữu cụ thể. Thực tế trong công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm về tài liệu, như thu thập tài liệu, tiêu hủy tài liệu, giá trị tài liệu. Ngay trong nhiều giáo trình về công tác lưu trữ cũng đề cập nhiều về khái niệm tài liệu và các loại hình tài liệu. Qua đó tài liệu được hiểu là dạng vật chất ghi nhận thông tin. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại khác nhau. Có tài liệu do cơ quan, đơn vị làm ra, có những tài liệu nhận được từ bên ngoài gửi đến. Mỗi loại tài liệu cũng có những chức năng khác nhau đối với một công việc, như có loại để chỉ đạo, có loại để biết, có loại trực tiếp liên quan đến công việc, có loại là tài liệu tham khảo. Vì vậy, chỉ lựa chọn những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ.